ฝ่ายบริหาร มข.พลิกโฉมกระบวนงานใหม่ ดันบุคลากรโชว์ศักยภาพเต็มที่

ฝ่ายบริหาร จะเกิดการเปลี่ยนแปลงของกระบวนงานในลักษณะพลิกโฉม ไม่เหมือนเดิม อย่างทีไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน คิดเชิงกลยุทธ์มากกว่าเข้าไปควบคุม หรือเอาระเบียบไปเป็นข้อจำกัดการทำงาน
อ่าน 889 ครั้ง
15 พ.ค. 2562    Jiraporn Pratomchai

               KKU Transformations เป็นนโยบายของอธิการบดีมหาวิทยาลัยขอนแก่นที่นำเสนอต่อสภามหาวิทยาลัยฯ โดยจะมีการเปลี่ยนแปลงการบริหารงานในลักษณะพลิกโฉม ไม่เหมือนเดิม อย่างทีไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน แน่นอนฝ่ายบริหาร ถูกตั้งคำถามมากที่สุดในฐานะมหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ ถึงวิธีบริหารอย่างไรให้คล่องตัว และเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด

               ผศ.นพ.ธรา ธรรมโรจน์   รักษาการแทนรองอธิการบดีฝ่ายบริหาร  มหาวิทยาลัยขอนแก่น   เผยว่า  การปรับเปลี่ยนจากองค์กรที่เชื้องช้าเป็นองค์กรที่คล่องตัว ต้องอาศัยการ เปลี่ยนแปลงเชิงระบบทั้งหมด 3 ด้าน  ประกอบด้วย

1.กรอบแนวความคิด  เปลี่ยนทัศนคติ หากสิ่งนี้ กฎระเบียบนี้เป็นไปไม่ได้ ยากต่อการทำงาน เมื่อจำเป็นก็ต้องเปลี่ยน

2.กระบวนการทำงาน  ใช้รูปแบบเครื่องมือวิธีการใหม่ๆ มหาวิทยาลัยขอนแก่นยังติดกับการบริหารเช่นราชการอยู่  แต่ความเป็นจริงตาม   พระราชบัญญัติ ใหม่ มันสามารถที่จะ เอารูปแบบวิธีการบริหารแบบเอกชนเข้ามาใช้ได้

3.วิเคราะห์กระบวนการทำงาน   ตัดทอนการทำงานที่ไม่เกิดคุณค่า เอาเครื่องมือใหม่ๆ มาใช้โดยเฉพาะระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามา เปลี่ยนรูปแบบการทำงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของงานทั้งหมด

          เมื่อถามถึงสิ่งที่แตกต่างจากเดิม รักษาการแทนรองอธิการบดีฝ่ายบริหาร  มหาวิทยาลัยขอนแก่น เผยว่า  ในอดีตมีรองอธิการฝ่ายวางแผนยุทธศาสตร์  ฝ่ายการคลัง  แต่ปัจจุบันยุบรวมกันเรียกว่า “ฝ่ายบริหาร” ดูแล 3 กองด้วยกัน คือ กองยุทธศาสตร์  กองคลัง กองพัฒนาคุณภาพ และอีก 5 ศูนย์ การบูรณาการตรงนี้จะทำให้เกิดการทำงานร่วมกัน โดยเฉพาะ กองแผน กับ กองคลัง ตั้งแต่การจัดทำแผน อนุมัติงบประมาณ   การควบคุมใช้จ่ายงบประมาณ การจัดซื้อจัดจ้าง อยู่ในส่วนเดียวกัน จะทำให้เห็นการจัดการ ที่เคยเป็นปัญหา ลดน้อยลงเพราะมีการประชุมและทำงานร่วมกันมากขึ้น 

         ทั้งนี้ในระยะ 4 ปี ภายใต้การทำงานของฝ่ายบริหารนี้ มีแผนการทำงานที่สอดคล้องตามยุทธศาสตร์หลัก คือ management reformations  โดยการปรับเปลี่ยนระบบบริหารจัดการ มี 3 กลยุทธ์ได้แก่

  1. ผลักดันองค์กรโดยวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์ มากกว่ายึดติดกับระเบียบ การเปลี่ยนแปลงสิ่งใดก็ตามที่จำเป็น สำคัญ ถ้าไม่ทำให้เกิดความเสียหายแก่องค์กร ต้องทำทันที  โดยอาศัยความร่วมมือจากบุคลากรทุกฝ่าย ไม่ว่าจะเป็น กองแผน  กองคลัง กองพัฒนาคุณภาพ จะต้องสร้างแนวคิดตรงนี้ให้ได้ก่อน ฉะนั้นกรอบแนวคิดที่เป็น ข้อมูล ระเบียบ ข้อกฎหมาย เหล่านี้เป็นสิ่งที่คนเขียนขึ้นทั้งนั้น หากว่าเป็นปัญหาอุปสรรคในการผลักดันกลยุทธ์ต้องแก้กฎระเบียบ เพื่อให้สามารถผลักดันกลยุทธ์ต่อได้  ยกตัวอย่างเช่น ในหนึ่งเดือนที่ผ่านมาจะเห็นได้ว่ามีแนวคิดการทำ OKR หรือ objective key result คือ วิธีการตั้งเป้าหมายเพื่อวัดผลความสำเร็จ เข้ามา คือแนวคิดการบริหารจัดการองค์กรในรูปแบบเอกชน  ถ้านำแนวคิดนี้เอามาใช้มาบริหารอย่างมีประสิทธิภาพ  ก็จะเป็นมหาวิทยาลัยนอกระบบแรกๆ ที่นำเอามาจัดการองค์กร การจัดการงบประมาณ เอาเครื่องมือใหม่เข้ามา กระบวนการคัดกรองหรือลีนระบบ(LEAN Management)ได้สำเร็จ
  2. กระจายอำนาจให้ส่วนงาน  หน่วยงานดำเนินได้เองกระจายอำนาจหน้าที่ และภาระงาน ให้หน่วยงานคล่องตัว ทั้งในเนื้องานและการตัดสินใจ  โดยระดมความคิดเห็น เครือข่ายผู้ปฏิบัติ พัสดุ กองคลัง จะเป็นผู้เห็นอุปสรรคมากที่สุด   รองลงมาคือ ระดับบริหาร คณบดี รองคณบดี หัวหน้าส่วนงานต่าง ๆ ต้องช่วยกันระดมว่าอะไรคือปัญหาและแก้ไข เช่น ในอดีตมี 3 ส่วนงานต้องทำงานร่วมกัน กองคลัง พัสดุ การเงิน  ต่างมีข้อมูล 3 ชุด  แต่หลังจากเปลี่ยนแปลงใหม่ ทั้ง 3 หน่วยงานจะใช้ข้อมูลเพียงชุดเดียวซึ่งเป็นชุดเดียวกัน ผ่านเครื่องมือในระบบช่วยบริหารจัดการองค์กร ข้อมูลต้องเป็นชุดเดียวกันที่ใช้ในการตัดสินใจ ทุกคน ทุกแผนก พบข้อมูลชุดเดียวกัน ใน 1 เดือนข้างหน้าจะพลิกโฉมรูปแบบการบริหารจัดารองค์กร นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาปรับใช้
  3. New business model   หัวใจสำคัญของการบริหารองค์กร มีหลายแนวคิด หากยึดตามเกณฑ์รางวัลคุณภาพแห่งชาติ ซึ่งมหาวิทยาลัยขอนแก่นเป็นที่แรก ที่ได้รางวัลคุณภาพแห่งชาติ  โดยมีรูปแบบมาจากประเทศสหรัฐอเมริกา วางหัวใจการบริหารองค์กร เป็น 11 เรื่อง เป็นสิ่งที่โฟกัส ต้องทำ เพื่อเป็นองค์กรที่ยั่งยืน   โดยมี 2 เรื่องเกี่ยวกับผู้บริหาร คือ มีวิสัยทัศน์ มองอนาคตได้  และผู้นำต้องมีมุมมองในเชิงระบบ มองความเกี่ยวโยงของระบบได้ ไม่ใช่รู้เฉพาะเรื่อง การทำงานเกี่ยวข้องอย่างไร ทำสิ่งนี้จะส่งผลต่อกองไหนบ้าง จึงจะผลักดันองค์กรไปสู่ความสำเร็จที่ยอดเยี่ยม  และอีก 9 ข้อคือ การโฟกัสที่ระบบ  ความต้องการกลุ่มเป้าหมาย นักศึกษา ลูกค้า นักวิจัย และประชาชนต้องการอะไร    นอกจากนี้ยังโฟกัสที่ บุคลากร ต้องมีความเก่งและดี รักษาคนที่เก่งและดีให้อยู่ในองค์กรได้ยาวนานมากที่สุด มีความผูกพันต่อองค์กร และซัพพอร์ทให้บุคลากรได้ใช้ศักยภาพให้เต็มที่  สอดคล้องกับรูปแบบขององค์กร ที่ต้องไม่เอาประโยชน์เฉพาะตน แต่ต้องทำประโยชน์กับสังคมด้วย จึงจะเป็นองค์กรที่ยั่งยืน

ข่าวอื่นๆในหมวดหมู่

อ่านข่าวทั้งหมด »

ข่าวล่าสุด

อ่านข่าวล่าสุด »

ข่าวหนังสือพิมพ์

อ่านข่าวทั้งหมด »

ปฏิทินกิจกรรม

ดูกิจกรรมทั้งหมด »